«В общем и целом автоматизация - это положительный и, по большому счету, необходимый процесс для динамично развивающихся организаций, которые хотят занять лидирующие позиции на рынке, а также для тех, кто с помощью автоматизации планирует повысить свои преимущества перед конкурентами»,-отмечает руководитель ФБУ «Алтайский ЦСМ», Евгений Романов.

Само по себе внедрение системы «Айсберг» в ФБУ «Алтайский ЦСМ» было разделено на несколько этапов:

1. Внутренний аудит организации, диагностика всех бизнес-процессов, которые будет охватывать будущая система. Анализ этой информации позволил оценить реальные объемы работ, в частности затраты человеческих ресурсов, а именно количество специалистов, отвечающих за внедрение данного программного обеспечения и непосредственно сроки его внедрения.
2. Следующим этапом было изучение всех методических рекомендаций по внедрению и тестирование демо-версии, внесение тестовых данных, проверка и исправление обнаруженных ошибок.
3. Далее производилась уже работа с реальными данными, но при этом параллельно использовалась прежняя старая система, в которой до перехода на новую систему, наш центр осуществлял свою работу. Этот этап был необходим для того, чтобы можно было сопоставить результаты работы в новой системе с результатами, которые вносились прежним способом.

Важнейшая цель - вовлечение сотрудников в процесс внедрения. Результата достигли через распределение ответственности. В первую очередь, были определены предметные эксперты- сотрудники, которые знают автоматизируемый участок лучше, чем кто-либо другой и смогли стать лучшими «преподавателями». Далее уже каждый начальник отдела отвечал за автоматизацию своих участков.

Почему переход был без привлечения вспомогательных программ и значительных финансовых ресурсов?

• удобный интерфейс самой системы «Айсберг»: это позволяло интуитивно выстраивать работу в правильном, верном направлении;
• своевременные консультации с представителями программного обеспечения;
• организация обучающих семинаров и вебинаров для сотрудников, работающих в центре;
• назначение «ответственного» за внедрение и применение системы кураторства уже остальных специалистов центра;
• отказ от всех альтернативных способов работы за рамками данной системы;
• выявление и разбор часто допускаемых ошибок.

Для нашего центра внедрение системы «Айсберг» принесло ряд преимуществ:

• Возможность более качественного контроля ситуации: программа позволяет точечно анализировать каждый этап и видеть результат. Таким образом, можно управлять процессами, причём глубинно;
• Благодаря технологиям, можно сделать процесс оформления результатов поверки более прозрачным, создать такую информационную систему, которая окажется по-настоящему эффективной и позволит поднять предприятие на совершенно новый уровень;
• При помощи современных технологий имеется возможность освободить сотрудников от монотонной рутины, более грамотно и рационально использовав их потенциал;
• Сокращение количества допущенных ошибок;
• Возможность отслеживания времени на оказание услуги;
• Возможность учета обращений клиентов, анализа удовлетворенности клиентов, напоминание о сроке приближающейся поверки;
• Обеспечение систематизации документооборота и учет документов. Программа позволяет вести учет всей необходимой документации, ускорить поиск необходимой информации;
• Возможность планирования рациональной загруженности поверителей и использования эталонов;
• Цифровизация. Трансформируются взаимоотношения между заказчиком и исполнителем, качественное позиционирование нашей организации. Комплексный подход к использованию цифровых ресурсов в организации;